Empresas que faturaram R$ 78 milhões ou mais em 2014 devem ter mais tempo para enviar informações trabalhistas ao fisco

Ainda não é oficial, mas o prazo para o uso obrigatório da plataforma do e-Social para o envio de informações trabalhistas pelas empresas que faturaram R$ 78 milhões ou mais em 2014, previsto para setembro deste ano, será adiado mais uma vez.  

Nos próximos dias, será publicada uma resolução com a nova data e um cronograma de implantação, que será feita de forma gradativa. A informação é do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), que integra o Grupo Confederativo do e-Social (GTC), junto com representantes de outras entidades de classe, ministérios e órgãos do governo.  

Com o adiamento, as empresas terão mais tempo para reformular seus sistemas de gestão e evitar o envio de informações imprecisas à plataforma no futuro.

De acordo com a sócia-diretora da Attend Assessoria, Consultoria e Auditoria, Dilma Rodrigues, além da preocupação com um software de gestão de recursos humanos adequado às exigências do e-Social, as empresas devem validar os dados dos funcionários, no link “qualificação cadastral” no portal do e-Social.

Essa validação, que até o mês passado era feita individualmente, já pode ser realizada em lote, por meio de um arquivo TXT, com o nome, CPF, número do PIS, data de nascimento e outros dados de todos os colaboradores, de uma só vez.

Em 48 horas, o sistema, depois de cruzar as informações com a Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social, gera arquivos de retorno, com avisos sobre a existência ou não de erros no cadastro dos funcionários.

Se o CPF de um funcionário, por exemplo, estiver com algum problema na Receita Federal, será preciso regularizar antes de enviar os dados ao sistema. Assim, quanto maior o número de colaboradores, mais trabalho pela frente antes de o e-Social entrar no ar. 

Por enquanto, somente os empregadores domésticos que entrariam na lista de obrigatoriedade mais tarde, estão usando o novo sistema, desde outubro do ano passado.

Esse é mais um motivo para as empresas menores se preocuparam com a nova exigência.

Pelas normas já publicadas, as empresas de pequeno porte, microempresas, MEI (Microempreendedor Individual), com funcionário, empregadores domésticos e o pequeno produtor rural têm prazos específicos que diferem das demais empresas.  

EMPRESAS QUE NÃO TÊM POLÍTICA DE RH ORGANIZADA PODEM TER PROBLEMAS

Em todos os seminários realizados pelo país sobre o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que tem o e-social como um dos módulos, o entanto, o foco está voltado para as grandes empresas.  

“As empresas que não possuem uma política de recursos humanos estruturada e organizada tendem a ter problemas com o e-Social”, alerta a consultora.

Ela também chama a atenção para as normas referentes à medicina ocupacional. No processo de admissão de funcionários, a maior parte dos empregadores contratam empresas de medicina ocupacional de pequeno porte para a emissão de laudos médicos.

No e-Social, esses relatórios são codificados e precisarão estar adequados às exigências do e-Social.

“É preciso que essas empresas sejam cobradas para emitirem esses relatórios no formato exigido. Em caso de erros nos códigos, a responsabilidade pelo envio das informações é do empregador”, explica.

Pelo cronograma atual, o envio dos dados sobre medicina ocupacional está previsto para janeiro de 2017. Esse prazo também deverá ser adiado. 

A adoção do compliance da folha de salários é uma das alternativas para evitar o envio de informações inconsistentes ao sistema. Como essa ferramenta é possível fazer uma auditoria e análise minuciosa dos dados informados.  

“Com o uso cada vez maior da fiscalização eletrônica, o contribuinte deve ficar mais atento à qualidade das informações  fornecidas”, afirma o  diretor técnico da Tributarie, empresa de consultoria financeira e tributária, Magnus Brugnara.  

No entanto, somente as empresas maiores e mais estruturadas, com departamentos internos específicos para fazer esse pente fino nas informações trabalhistas, usam a ferramenta. 

De acordo com Brugnara, um dos erros mais comuns encontrados envolve o uso da alíquota do Seguro de Acidente de Trabalho (SAT), recolhido por todos os empregadores.

Como as alíquotas oscilam de acordo com o risco de acidente a que estão sujeitos os trabalhadores, é comum o recolhimento errado da alíquota, seja para maior ou menor. Outra situação comum diz respeito ao recolhimento ao INSS sobre verbas indenizatórias. 

BLOCO K TAMBÉM FOI PRORROGADO

Outra obrigação acessória do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que teve o prazo de envio prorrogado foi o Bloco K, que reunirá  informações sobre estoque, matéria-prima e uso de insumos no processo produtivo, além de detalhes industriais sobre a transformação em produto final.

Pelo novo cronograma do Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária), a entrega está prevista para janeiro de 2017.

A decisão de adiar o prazo foi tomada devido à complexidade relatada pelos contribuintes. Espera-se que o fisco reveja o nível de detalhamento das informações e também a exigência de informações que, na opinião de alguns setores industriais, expõem segredos da operação.